CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

Carlos Mora Vanegas

No olvidemos jamás que lo bueno no se alcanza nunca sino por medio de lo mejor. Victor Hugo

Introducción

Las empresas deben estar resguardadas con la ISO 14000 dentro de su responsabilidad social y compromiso con garantizar un entorno no contaminado,  cumplir con una seria responsabilidad social, para la protección no solo de la naturaleza, sino de las personas  a las que sirve y opera.

El interés de este artículo es que la gerencia en el tiempo presente debe identificarse ampliamente con lo que representa la normativa ISO 14000.

 Generalidades, antecedentes,  consideraciones básicas

Wikipedia al respecto nos aporta, que Para 1992, un comité técnico compuesto de 43 miembros activos y 15 miembros observadores había sido formado y el desarrollo de lo que hoy conocemos como ISO 14000 estaba en camino. En octubre de 1996, el lanzamiento del primer componente de la serie de estándares ISO 14000 salió a la luz, a revolucionar los campos empresariales, legales y técnicos. Estos estándares, llamados ISO 14000, van a revolucionar la forma en que ambos, gobiernos e industria, van a enfocar y tratar asuntos ambientales. A su vez, estos estándares proveerán un lenguaje común para la gestión ambiental al establecer un marco para la certificación de sistemas de gestión ambiental por terceros y al ayudar a la industria a satisfacer la demanda de los consumidores y agencias gubernamentales de una mayor responsabilidad ambiental.

Nos recuerda Rodrigo Rivera, también en un escrito sobre el tema,  que en los últimos 30 años, la protección de la salud de los humanos y la responsabilidad ambiental han sido preocupaciones prioritarias para las naciones industrializadas en el mundo. Es así, como la puesta en marcha de acciones que protejan el medio ambiente, lejos está de ser una utopía o un ideal refrendado en el lema de un movimiento verde, como muchos lo creen. De esta forma, en tiempos pretéritos, ya se conjugaban las primeras acciones en el ámbito de las Naciones Unidas, Empresarios, Gobiernos, Científicos, ect., en torno al tema medio ambiental.

En el plano Empresarial y Económico, no menores han sido los esfuerzos desarrollados en estos últimos treinta años, es así, que se tiene un sinnúmero de conferencias en torno al tema ambiental, como lo son:

• Conferencia Mundial sobre el Manejo del Medio Ambiente, Paris, 1984, 1989.
• Declaración Ministerial de la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (Bergen 1990), entre otras.

En este contexto, se puede citar en torno a los esfuerzos gubernamentales, en 1972, la primera conferencia de las Naciones Unidas (ONU) Sobre el Medio Ambiente Humano celebrada en Estocolmo, Suecia. Esta conferencia fue la primera iniciativa hacia el control ambiental global y en ella se establecieron una serie de principios guía para inspirar y guiar a los pueblos del mundo en la conservación y fortalecimiento del entorno humano.

En 1987, la Comisión Mundial para el medio ambiente y del Desarrollo, presidida por la Primera ministro de Noruega, Ghro Harlem Brundtland, en su informe "Nuestro Futuro Común", destacó la importancia de la protección del medio ambiente para el logro del "desarrollo sostenible", concepto que describiré mas adelante.

No hay que olvidar por otra parte, que la Organización Internacional de Normatización (ISO) es una Organización No Gubernamental establecida en 1947 para desarrollar normas globales, a fin de mejorar la comunicación y la colaboración internacional, y facilitar los intercambios de bienes y servicios. En los acuerdos internacionales los resultados del trabajo de la ISO son publicados como normas internacionales voluntarias. La ISO agrupa alrededor de unos 100 organismos nacionales de normalización que representan cerca del 95% de la producción industrial mundial.

   En su primera reunión de 1993, el Comité Técnico sobre Gestión Ambiental (ISO/TC207) ocupó a seis subcomités que se encargarían de establecer y desarrollar esquemas en áreas de sistemas de gestión ambiental, Auditoria ambiental y etiquetado ambiental. Los esquemas presentados, hasta ahora., incluyen normativas guías que van desde principios de gerencia ambiental (ISO 14000), sistemas de gerencia ambiental (ISO 14001), guía para la auditoria ambiental (ISO 14010), gerencia de sistemas para la auditoria ambiental (ISO 14011), hasta la guía para la auditoria ambiental - requisitos de calificación para audítores ambientales (ISO 14012).  

      Son muchas las interrogantes que giran en torno a la certificación y al registro de los sistemas de gerencia ambiental, habría que dar respuesta a por ejemplo: ¿Se puede tener un mandato de facto?  ¿Podrían los costos ser prohibitivos? ¿Podría darse una proliferación de diferentes sistemas de registro? ¿Podrían armonizarse ciertas normas nacionales? ¿Podrían llegar a convertirse éstas en barreras comerciales?.

   No cabe la menor duda entonces, que  las implicaciones que las Normas ISO 14000 tienen sobre la industria no son para crear barreras de exclusión, sino proveer seguridad y reconocimiento al mejor desempeño de la industria. El sistema que es o aparenta ser exclusionista en espíritu, podría causar relaciones negativas de las organizaciones hacia las normas, optando por salirse de participación. Es importante destacar que las propuestas básicas de un tratado de libre comercio, como por ejemplo el NAFTA, son las de apertura a los mercados creando mayor eficacia en la producción y en la distribución equitativa de las oportunidades económicas y los beneficios. El GATT/OMC lleva a cabo ésta tarea solicitando a los signatarios que otorguen a los otros el tratamiento de la nación más favorecida y al mismo tiempo reconozcan los derechos de su soberanía nacional. Los negociadores de los países desarrollados no quieren normas extranjeras que no puedan imponerse a ellos en nombre de la armonización. Esto es observado como una barrera al comercio. Los acuerdos de comercio reconocen que hay que respetar la soberanía nacional y su reglamentación interna. Cada país tiene derecho a fijar sus propios estatutos y cada país debe otorgar el mismo tratamiento a los productos y servicios de compañías extranjeras como lo hacen con sus productos. Las normas, como instrumento de estrategia comercial, pueden proveer la posibilidad de una guía flexible que permita la innovación a través de un desarrollo sistemático y posibilitar, de esta manera, el continuo mejoramiento de políticas y objetivos Organizacionales. Lo cierto es que, citando a Peter Drucker "El actual es un tiempo de gran agitación empresarial, en el que las instituciones antiguas y formales se encuentran repentinamente con que tienen que volverse muy flexibles".Es así como, la industria podrá mejorar su desempeño ambiental cuando tenga un interés competitivo y estratégico en el mejoramiento del impacto ambiental de los flujos, integrando sistemas de gerencia tanto como sea posible..

Beneficios De Las Normas Iso 14000

Al respecto nos aporta Paula Andrea Giacobazzo las siguientes:

• Para negocios, la adopción extendida de Normas Internacionales significa que los proveedores pueden basar el desarrollo de sus productos y servicios contra los datos específicos que tienen la amplia aceptación en sus sectores. Esto, a su turno, significa que los negocios que usan Normas Internacionales son cada vez más libres de competir sobre muchos más mercados en el mundo entero.
• Para clientes, la compatibilidad mundial de tecnología que es alcanzada cuando los productos y servicios son basados en Normas Internacionales les trae una cada vez más amplia opción de ofertas, y ellos también se benefician de los efectos de competencia entre proveedores.
• Para gobiernos, Las Normas Internacionales proporcionan las bases tecnológicas y científicas que sostienen la salud, la legislación de seguridad y ambientales.
• Para países en vía de desarrollo, las Normas Internacionales constituye una fuente importante de know-how tecnológico, definiendo las características que se esperan de los productos y servicios para encontrarse sobre mercados de exportación, Normas Internacionales da una base a países en vía de desarrollo para hacer las decisiones derechas invirtiendo sus recursos escasos y así evita malgastarlos.
• Para cada uno, Normas Internacionales pueden contribuir a la calidad de vida en general asegurando que el transporte, la maquinaria e instrumentos que usamos es sano y salvo.
• Para el planeta que habitamos, Porque hay Normas Internacionales sobre el aire, el agua y la calidad de suelo, y sobre las emisiones de gases y la radiación, podemos contribuir a esfuerzos de conservar el ambiente.

Conclusiones

Definitivamente, como lo señala  Paula Andrea Giacobazzo : La norma ISO 14000, no es una sola norma, sino que forma parte de una familia de normas que se refieren a la gestión ambiental aplicada a la empresa, cuyo objetivo consiste en la estandarización de formas de producir y prestar de servicios que protejan al medio ambiente, aumentando la calidad del producto y como consecuencia la competitividad del mismo ante la demanda de productos cuyos componentes y procesos de elaboración sean realizados en un contexto donde se respete al ambiente.

*Fuente: las debidamente señaladas y anotaciones de la cátedra de Aseguramiento de la Calidad, del Programa de Postgrado de la especialidad gerencia de la Calidad y productividad de faces, Universidad de Carabobo

Carlos Mora Vanegas

Aumentando la calidad, aumenta la productividad, este hecho es bien conocido,...pero solo por pocos privilegiados. Deming

Resumen

Toda empresa que se ha identificado plenamente con lo que representa el alcance, ventajas de contar con buenos procesos en todas sus actividades, no puede descuidar la relevancia de la medición  y las mejoras de procesos , por que con ello está garantizado resultado que le serán favorables en pro del logro de sus objetivos.

De aquí lo relevante de estar pendiente de las mejora continua  que le garantice que sus actividades le beneficiarán en pro del logro de los objetivos establecidos.

Palabras claves

Mejora continua, procesos, mediciones, indicadores, objetivos

Notas básicas para tomarse en cuenta

A fin de  garantizar una buena medición y las mejoras que deben llevarse a cabo en pro de contar con procesos eficaces, se sugiere tener presente las siguientes notas, que se han obtenido de diferentes aportaciones, que nos han legado en sus escritos e investigaciones  quienes se han interesado en este tema.   Por tanto, se transcriben algunas, con sus respectivas fuentes que consideramos  ayudarán al lector, profesional interesado en estos tópicos  a considerar los beneficios que se obtienen al estar atento en la mejora de los procesos..

• La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.
• Para mejorar los procesos, debemos de considerar: 1. - Análisis de los flujos de trabajo.2. - Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
  3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
  4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
• La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del cliente interno bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

• Para que un proceso mejore, se requiere que sucedan tres cosas simultáneamente: Querer mejorar.
• Poder mejorar (incluye el Saber como y el Tener con qué). Actuar en consecuencia.

• El "Querer" mejorar esta directamente relacionado con la actitud de los trabajadores que intervienen en el diseño, lo que es resultante de: la motivación y la personalidad de cada individuo.
• El "Poder" mejorar depende a su vez de dos condiciones el "Saber" cómo mejorar y el "Tener" los medios necesarios y suficientes para mejorar.
• El "Saber"se refiere al conocimiento, experiencia y habilidad del trabajador, no solo para ejecutar bien sus tareas, sino también para estar en posibilidades de mejorarlas.
• El "Tener"se refiere a contar con los medios necesarios: la tecnología y la materia prima. Es necesario que la empresa cuente con la tecnología adecuada, la que ni debe ser necesariamente la de punta - la cual generalmente termina subutilizándose -, ni que su nivel de deterioro y obsolescencia frenen los esfuerzos por mejorar la productividad. Lo mismo sucede con la materia prima, debido a que, si la empresa toma el cuidado necesario para garantizar su abastecimiento en la cantidad y la calidad necesarias a todo lo largo de la cadena productiva, se facilitaran sensiblemente los esfuerzos por mejorar la productividad.
• El Tener al igual que el Saber y el Querer, tiene sus dimensiones esenciales a través de las cuales se determina la influencia del objeto a diagnosticar en los resultados del sistema
• El "actuar en consecuencia" se refiere concretamente al papel que desempeña la dirección de la empresa, Son los directivos los que tienen la responsabilidad de que los cuatro primeros factores actúen en consecuencia, es decir, en las cantidades, calidades y con la oportunidad necesarias para lograr que la productividad emerja.

• Los pasos para la Mejora, estos serían: 1. - Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.
  2. - Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.
  3. - Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.
  4. - Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
  5. - Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.
• La Mejora Continua, significa mejorar los estándares, estableciendo a su vez, estándares más altos, por lo que una vez establecido este concepto, el trabajo de mantenimiento por la administración o por el responsable del proceso, consiste en procurar que se observen los nuevos estándares.
• La Mejora Continua duradera, sólo se logra cuando el personal trabaja para estándares más altos, de este modo, el mantenimiento y el mejoramiento son una mancuerna inseparable. Por tal motivo, cuando se efectúan mejoras en los procesos, éstas a la larga, conducirán a mejorar la calidad y la productividad, evitando así, la preocupación por los resultados (Fernando Fernández Mauriño; gestiopolis.com)
• Frecuentemente no se cuenta con una estructura específica y suficiente para dedicar al análisis y la mejora de los procesos siendo clave la optimización de los recursos al máximo. Para ello es fundamental trabajar de manera sistemática, organizada
• Hay una serie de pasos a seguir para trabajar de manera productiva. En primer lugar, es necesario realizar un mapeo general de los procesos de la empresa, lo que permite identificar claramente los procesos principales y los de apoyo. Luego, hay que inventariar todos los procesos (significativos, que afectan a la calidad), siguiendo el orden del mapeo realizado. Se definirán entonces los responsables, los equipos, las prioridades para el análisis.
•  Es clave trabajar con un cronograma estableciendo claramente los tiempos de implementación y la gente que estará involucrada en ello. Todo ello se documenta en una matriz que debe ser seguida por el responsable del proyecto de gestión de los procesos, brindando el apoyo que sea necesario.
• Otro elemento clave es establecer la metodología a usarse, tanto en relación al trabajo en equipo como a las herramientas de análisis, mejora y documentación de los procesos. Capacitar en estas herramientas al personal involucrado será fundamental (Roberto Auliso,John Miles, Isabel Quintillán.)
• Existen varios factores que impiden los resultados que de las mejoras se esperan He aquí  algunas de ellas: Un nuevo paradigma para la manufactura industrial del siglo XXI.  Pasividad entre los altos ejecutivos y Gerentes; los que evaden responsabilidades.  Personas que piensan que todo marcha bien y que no hay ningún problema; están satisfechas con el status alcanzado y les falta comprensión de aspectos importantes.  Personas que piensan que su empresa es la mejor. Digamos que son egocéntricas.  Personas que piensan que la mejor manera de hacer algo y la más fácil es aquella que conocen. Personas que confían en su propia y suficiente experiencia. Personas que sólo piensan en sí mismas o en su propia división. Personas imbuidas de seccionalismo. Personas que no tienen oídos para las opiniones de otros.  Personas que anhelan destacarse, pensando siempre en sí mismas. El desánimo, los celos y la envidia. Personas que no ven lo que sucede más allá de su entorno inmediato. Personas que nada saben acerca de otras divisiones, otras empresas, el mundo externo o el mundo en general. Personas que siguen viviendo en el pasado Feudal. Estas incluyen "las persona dedicadas únicamente a asuntos comerciales, los Gerentes y trabajadores de línea sin sentido común, y los sindicalistas doctrinados".  ( Marisol Pérez Campaña)

 Conclusiones

Definitivamente, la gerencia debe estar muy atenta sobre el comportamiento, logros, resultados que se generan con los procesos que se han puesto en marcha, si estos realmente garantizan eficiencia, beneficios y conllevan a que los objetivos establecidos se alcancen , para ello se requiere no descuidar las mejoras continuas que demandan y proceder hacer las correcciones necesarias, reingeniería que se necesite y fortalecerlos

Carlos Mora V

 Una organización que es capaz de amar el cambio, estará alcanzando la excelencia. T. Peters

Resumen

Una buena gerencia debe estar atenta con respecto a los indicadores que se establecen en los procesos de gestión en todos sus tópicos, puesto les permite señalar todo aquello que se debe alcanzar tomando en cuenta costos, tiempo, eficacia, productividad a fin de garantizar un buen desempeño de la empresa en pro de sus logros.

 Por tanto, es válido cuando al respecto se señala, que establecer un sistema de indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como los administrativos en una organización, y derivarse de acuerdos de desempeño basados en la Misión y los Objetivos Estratégicos.

 De ahí el adentrarse   en el alcance y aportaciones que este tema proporciona.

Palabras claves

Medición, metas, logros, control, objetivos

Introducción

 Es muy importante para toda empresa,  saber establecer los indicadores que se requieren para garantizar que  los procesos que se están utilizando son los adecuados, los requeridos que garanticen  su operatividad y  conlleve a los resultados que se planifican y que integre óptimamente todos los recursos que componen a la organización.

 Para ello, la gerencia debe establecer  junto con su personal ejecutivo y aun con las opiniones del recurso humano los indicadores los cuáles deben ser realistas, flexibles y que al mismo tiempo actúen como control para medir la eficacia de todos aquellos procesos que  se han desarrollado y que deben  conllevar a lograr los objetivos de la empresa.

Consideraciones básicas para ser tomadas en cuenta

 A manera de  tomar en cuenta sus aspectos básico, los tópicos que encierran los indicadores, los conocimientos que sobre ello se requieren, se  proporcionan alguna consideraciones básicas que no deben ser descuidadas y que cada una de ellas permite determinar su alcance, lo que representa, por tanto es importante tenerlas presente.

 Para ello, hemos seleccionado algunas notas que consideramos  ayudan a los interesado en estos temas, en este tipo de  actividades a determinar la importancia y  relevancia de los indicadores.

Hemos tomado  algunas notas de expertos, conocedores del tema que nos permiten a comprender lo  significativo y útil que es saber definir y manejar todo lo concerniente a indicadores de gestión, desde luego, respetamos  textualmente su aportaciones  que estimamos importantes de tener presente en relación a  este tema:

• Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento momento determinado. Los indicadores en conjunto pueden proporcionar un panorama de la situación de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o de las ventas de una compañía.
• El concepto de indicadores de gestión, remonta su éxito al desarrollo de la filosofía de Calidad Total, creada en los Estados Unidos y aplicada acertadamente en Japón. Al principio su utilización fue orientada más como herramientas de control de los procesos operativos que como instrumentos de gestión que apoyaran la toma de decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como los administrativos en una organización, y derivarse de acuerdos de desempeño basados en la Misión y los Objetivos Estratégicos. (Carlos Pérez Jaramillo)
• Indicadores de eficiencia: Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.
• Indicadores de eficacia:. Los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.
• Indicadores de gestión: Los indicadores de gestión están relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente  un proceso.
• Indicadores de cumplimiento: Los indicadores de cumplimiento están relacionados con los ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos.
• Indicadores de evaluación:. Los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios y/o los métodos que nos ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
• Una organización se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿Que debemos medir? ¿Donde es conveniente medir? ¿Cuando hay que medir? ¿En que  momento o con que frecuencia? ¿Quien debe medir? ¿Como se debe medir? ¿Como se van ha difundir los resultados? ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?(web.jet.es/amozarrain/gestion_indicadores.htm)
• Los indicadores de gestión deben cumplir con unos requisitos y elementos para  poder apoyar la gestión para conseguir el objetivo. Estas características pueden ser:

-Simplicidad

Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.

-Adecuación

Entendida como la facilidad de la medida para describir por completo el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho analizado y mostrar la desviación real del nivel deseado.

-Validez en el tiempo

Puede definirse como la propiedad de ser permanente por un periodo deseado.

.-Participación de los usuarios

Es la habilidad para estar involucrados desde el diseño, y debe proporcionárseles los recursos y formación necesarios para su ejecución. Este es quizás el ingrediente fundamental para que el personal se motive en torno al cumplimiento de los indicadores.

-Utilidad

Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.

.-Oportunidad

Entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo.

Igualmente requiere que la información sea analizada oportunamente para poder actuar. (Carlos Pérez Jaramillo)

• Una vez definidos los diferentes tipos indicadores, se recomienda no más de cinco indicadores por cada proceso. Entre estos deberá de existir por lo menos un indicador de gestión, donde la primera labor a realizar con los citados indicadores consiste en: Concretar los objetivos de los indicadores de modo que estos sean coherentes con los Objetivos Estratégicos. Establecer la periodicidad de su medición para garantizar la efectividad del enfoque y que el despliegue se esta llevando a cabo En aquellos que proceda establecer comparaciones y relacionarlos con actividades de benchmarking y/o actividades de aprendizaje y/o actividades de reingeniería Guardar por lo menos los datos de los cinco últimos años para poder evidenciar las tendencias de los mismos Establecer un panel de indicadores estratégicos y establecer prioridades. Es mas que evidente que si estamos hablando de procesos, tenemos o tendremos que identificar los procesos claves. El panel de indicadores tendrá exclusivamente los indicadores significativos de estos procesos. Es decir tendrán que ser pocos y dar una visión global y operativa de la gestión empresarial Este panel de indicadores será utilizado en todas aquellas reuniones operativas que se consideren oportunas con el objetivo de establecer y planificar mejoras con sus correspondientes ciclos (web.jet.es/amozarrain/gestion_indicadores.htm)

Conclusiones

Como puede notarse de lo señalado en el análisis y de lo que han expuesto conocedores del tema, es muy importante estar atento en todo lo que los indicadores de gestión pueden proporcionarnos, simplemente no hay que descuidarlos.

*Referencias

• Diferentes páginas Web, las señaladas específicamente.

Carlos Mora Vanegas

La reflexión es uno de las principales medios que tienen los líderes de aprender del pasado. Warren Bennis

 Resumen

Las características de los entornos empresariales modernos muestran a empresas exitosas plenamente identificadas con la Calidad, su alcance, repercusiones, todo aquello que de paso a ventajas competitivas y especialmente , que garanticen  que sus productos, servicios están respaldados  con las normas de calidad, tanto nacionales como internacionales, además, de contar con equipos de trabajo, especialmente el de  recurso humano que contribuyen eficaz y productivamente  en todo lo que la administración de la calidad involucra, más   ante los retos  que el aquí y ahora demanda .

Palabras claves

Gestión, normas, principios, alcance, repercusiones, clientes

Introducción

La globalización presenta dentro de sus escenarios comerciales a empresas que se han identificado plenamente con las ventajas, repercusiones que la  administración de la calidad , comprobando lo importante que es utilizar a fin de garantizar que sus productos están amparados por las norma de calidad, además de ser aceptados por los consumidores por las características de estos.

Todo ello, conlleva a que las empresas de todo tipo, y aun más en nuestro caso las pymes que desempeñan un rol muy importante en la economía, deben adentrarse en poner en práctica todas las aportaciones , ventajas que la calidad total,, su administración proporciona.

Importancia, anotaciones básicas, alcance

Cuando se analiza la relevancia e importancia de contar con una buena administración de la calidad de tal forma que conlleve a resultados favorables para la organización es válido considerar lo que nos expone www.conocimientosweb.net de que el propósito de la función de la administración de la calidad es la correcta definición de la expectativa del cliente, mediante la cuantificación de algo que originalmente se maneja como subjetivo. Se debe descomponer el termino "calidad" en un número de arreas que puedan definir las características de calidad en forma tangible, y luego ver cómo se mide cada una de ellas.
La medición de la calidad no es un evento sino un proceso continuo y un estado mental. Se recomienda la utilización de los principios del círculo de calidad para efectuar este proceso en forma efectiva.
Cuando se define el proyecto, el grupo de trabajo debe entender los términos de calidad impuestos por el cliente y estar consignados en un Plan de Calidad, en el cual se manejan los criterios de aceptación y corrección de cada entregable. Por ejemplo, en la entrega de software, se sabe que es difícil que esté completamente libre de fallas, por lo que se puede definir que se da por aceptado con fallas de forma, más no de fondo.

 Nos agrega además wikilearning.com que la empresa moderna es un sistema complejo en el que se toman decisiones se comunican y se instrumentan. Los componentes de la producción, incluida la calidad, dependen de la manera como se toman las decisiones de la estructura de la red de comunicaciones y del sistema de instrumentación. Las personas de todos los niveles de la organización, desde el director ejecutivo hasta el obrero de la línea de producción tienen por consiguiente alguna influencia en la calidad final.

 La administración de la calidad es la función organizacional cuyo objetivo es la prevención de defectos.

 Tómese en cuenta  como lo indica conocimientosweb.net/zip/article1529.html, que la administración de la Calidad Total se puede definir como el comportamiento estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mejorías que aumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta manera las ventajas competitivas e incrementando el rendimiento.
La administración de la calidad total enfatiza el compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos de los productos y servicios que son importantes para el cliente.
La responsabilidad de la administración de la calidad según Fergenbraurn (1983) son las siguientes:
1. Acumular, analizar y elaborar informes de los costos de la calidad.
2. Establecer metas y programas de reducción de los costos de la calidad
3. Implantar sistemas para medir el verdadero nivel de la calidad del producto resultante.
4. Establecer metas y programas para el mejoramiento de la calidad del producto.
5. Establecer metas y programas para el mejoramiento de la calidad del producto, por línea de producto.
6. Establecer objetivos y programas para el componente organizacional del control de calidad y publicar manuales para uso del personal correspondiente.
7. Clasificar las actividades del control de calidad de acuerdo con el tipo de trabajo.
8. Organizar el trabajo de control de calidad y contratar personal idóneo para dicha organización.
9. Difundir los procedimientos para hacer que opere el control de calidad.
10. Lograr la aceptación, por parte de los empleados, del trabajo de control de calidad que se le asigne.
11. Integrar a todos los empleados en el componente organizacional del control de calidad y realizar mediciones de la efectividad par determinar la contribución de la función del control de calidad a la rentabilidad y progreso de la compañía.
El objetivo de la gerencia de la calidad es fabricar un producto cuya calidad se diseña, produce y mantiene al menor costo posible.

 La fuente señalada nos recuerda además, tener presente, que la calidad es trabajo de todos, pero la calidad debe ser dirigida por la administración. Derming propuso 14 puntos para ayudar a la gerencia a mejorar la calidad:
1. Mejorar el producto o servicio y planear para el futuro
2. Adoptar una nueva actitud
3. Eliminar la dependencia de la inspección en masa
4. Mejorar la calidad de los materiales que se reciben
5. Encontrar los problemas
6. Instituir métodos modernos de capacitación
7. Instituir métodos modernos de supervisión
8. Desterrar el miedo
9. Derribar las barreras
10. Eliminar las metas numéricas. Desechar los carteles y lemas dirigidos a la fuerza de trabajo donde se le exhorta a aumentar su productividad sin proporcionar los métodos.
11. Eliminar las normas de trabajo que prescriben cuotas numéricas
12. Eliminar los obstáculos al orgullo
13. Instituir un programa vigoroso de capacitación y reinstrucción
14. Crear una estructura apropiada

A la hora de hacer uso de la Administración de la calidad debe tenerse presente sus principios, como nos lo recuerda info.k4health.org/pr/prs/sj47/j47chap4.shtml:

Las organizaciones que se enfocan en la calidad cuentan con los mismos principios básicos de administración para tener éxito, independientemente del tipo de producto o servicio que provean (79, 245, 262). Estos principios son:

• Fortalecer los sistemas y procesos. Al ver a una organización como una colección de sistemas y procesos interdependientes, los administradores pueden entender cómo ocurren los problemas y pueden fortalecer toda la organización.
• Motivar la participación del personal y el trabajo de equipo. Todo empleado puede ayudar a garantizar la buena calidad si los administradores habilitan al personal para resolver problemas y recomendar mejorías.
• Basar las decisiones en información fidedigna. Al compilar y analizar datos exactos, oportunos y objetivos, los administradores pueden diagnosticar y resolver los problemas de la organización y medir el progreso.
• Mejorar la coordinación y la comunicación. El personal en los diversos niveles de administración, unidades e instalaciones puede trabajar en conjunto para mejorar la calidad si comparte la información libremente y coordina sus actividades.
• Demostrar compromiso por parte del liderazgo. Cuando los líderes de una organización se comprometen a prestar servicios de buena calidad, los empleados lo aceptan como un principio fundamental para su propio trabajo

 conclusiones

Las empresas no pueden ignorar en el presente la relevancia, alcance que se ha generado cuando se ha tomado muy encuenta las repercusiones que se derivan de una buena administración de la calidad, en donde la gerencia puede hacer uso de ello en pro de definir planes  acciones, estrategias que le favorezcan a la hora de competir, garantizar que sus productos, servicios cuentan con la calidad requerida y demandada por sus consumidores. Definitivamente, no se puede ignorar en el presente lo que aporta la gestión de la calidad, de lo contrario, no se garantiza una participación dinámica en los mercados en donde se compite

* Anotaciones decátedra de gestión de procesos, Aula Virtual, Programa  Postgrado, especialidad de Gerencia de la Calidad  Productividad , Faces, Universidad de Carabobo

Carlos Mora Vanegas

"Nadie debería ser nombrado para una posición directiva si su visión se enfoca sobre las debilidades, en vez de sobre las fortalezas de las personas".Peter Drucker

Resumen

La gestión de Calidad es un hecho cierto en toda empresa que pretende tener una buena participación en los escenarios comerciales en donde  quiere participar.

 Por tanto, las empresas que se han preocupado por cultivar y poner en práctica todo lo que la gestión de la calidad moderna exige no pueden ignorar lo que representa todo los concerniente a la seguridad  de la calidad, sus normativas, especialmente lo que involucra las Isos y sobre todos las Oshas, particularmente las 18000 concerniente a la salud del trabajo, motivo del escrito.

Consideraciones básicas, anotaciones

Las empresas venezolanas nuestro interés y más el programa de Gerencia de la calidad y productividad, tanto en sus asignaturas de Aseguramiento de la Calidad, gestión de la calidad y gestión de Procesos, les interesa proporcionar a sus participantes lo que las Oshas, especialmente la 1800 involucra, su alcance e importancia,  a fin de que de una vez por todas las empresas  la tomen muy en cuenta, considerando lo que representa ,Es sabido que Las normas OHSAS nacieron en el año 1999 respondiendo a la necesidad de contar con un documento de reconocido prestigio que permitiese a las organizaciones diseñar, evaluar y certificar sus sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Es así que se da inicio a la construcción de una serie de normas internacionales con la finalidad de establecer estándares en este rubro, a las que conocemos como OHSAS 18000

Wikipeda nos aporta al respecto, que La Seguridad y Salud en el lugar de trabajo son claves para cualquier organización.

Un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral (SGSSL) ayuda a proteger a la empresa y a sus empleados. OHSAS 18001 es una especificación internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral efectivo.

Para cumplimentar OHSAS 18001, BSI ha publicado OHSAS 18002, la cual explica los requisitos de especificación y le muestra cómo trabajar a través de una implantación efectiva de un SGSSL. OHSAS 18002 le proporciona una guía y no está pensada para una certificación independiente.

La OHSAS 18001 está dirigida a organizaciones comprometidas con la seguridad de su personal y lugar de trabajo. Está también pensada para organizaciones que ya tienen implementadas una SGSSL, pero desean explorar nuevas áreas para una potencial mejora.

 No cabe la menor suda se dice y es una realidad, que la implantación de OHSAS 18001 demuestra un claro compromiso con la seguridad del personal y puede contribuir a que estén más motivados sean más eficientes y productivos.

 Gracias a ellas hay una reducción de costos , menos accidentes, lo que  significa un tiempo de inactividad menos caro para una organización. OHSAS 18001 además mejora la posición de responsabilidad frente al seguro.

 Por su parte, securityandsafe.blogspot.com, nos indica, que la OHSAS 18.000 (Occupational Health and Safety Assessment Series) son una serie de estándares voluntarios internacionales relacionados con la gestión de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su elaboración las normas 8800 de la British Standard. Participaron en su desarrollo las principales organizaciones certificadoras del mundo, abarcando más de 15 países de Europa, Asia y América. Estas normas buscan a través de una gestión sistemática y estructurada asegurar el mejoramiento de la salud y seguridad en el lugar de trabajo.

 Las Oshas  18.000 es un sistema que entrega requisitos para implementar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional, habilitando a una empresa para formular una política y objetivos específicos asociados al tema, considerando requisitos legales e información sobre los riesgos inherentes a su actividad.
Estas normas son aplicables a los riesgos de salud y seguridad ocupacional y a aquellos riesgos relacionados a la gestión de la empresa que puedan causar algún tipo de impacto en su operación y que además sean controlables.

Se nos agrega además, que las normas OHSAS 18,000 han sido diseñadas para ser compatibles con los estándares de gestión ISO 9.000 e ISO 14.000, relacionados con materias de Calidad y Medio Ambiente respectivamente. De este modo facilita la integración de los sistemas de gestión para la calidad, el medio ambiente, la salud ocupacional y la seguridad en las empresas. Estos sistemas comparten principios sistemáticos comunes de gestión basados, entre otros, en el mejoramiento continuo, el compromiso de toda la organización y en el cumplimiento de las normativas legales

 Se nos indica además, que las normas OHSAS 18.000 no exigen requisitos para su aplicación, han sido elaboradas para que las apliquen empresas y organizaciones de todo tipo y tamaño, sin importar su origen geográfico, social o cultural. Esta norma es aplicable a cualquier empresa que desee: ? Establecer un sistema de gestión de Salud y Seguridad Ocupacional, para proteger el patrimonio expuesto a riesgos en sus actividades cotidianas; ? Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en salud y seguridad ocupacional; ? Asegurar la conformidad de su política de seguridad y salud ocupacional establecida; ? Demostrar esta conformidad a otros; ? Buscar certificación de sus sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional, otorgada por un organismo externo; ? Hacer una autodeterminación y una declaración de su conformidad y cumplimiento con estas normas OHSAS Estas normas y sus requisitos pueden ser aplicados a cualquier sistema de salud y seguridad ocupacional. La extensión de la aplicación dependerá de los factores que considere la política de la empresa, la naturaleza de sus actividades y las condiciones en las cuales opera.

La fuente señalada agrega además, que la gestión de estas actividades en forma sistemática y estructurada es la forma más adecuada para asegurar el mejoramiento continuo de la salud y seguridad en el trabajo. El objetivo principal de un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es prevenir y controlar los riesgos en el lugar de trabajo y asegurar que el proceso de mejoramiento continuo permita minimizarlos. El éxito de este sistema de salud y seguridad ocupacional depende del compromiso de todos los niveles de la empresa y especialmente de la alta gerencia. Asimismo, el sistema debe incluir una gama importante de actividades de gestión, entre las que destacan: ? Una política de salud y seguridad ocupacional; ? Identificar los riesgos de salud y seguridad ocupa y las normativas legales relacionadas; ? Objetivos, metas y programas para asegurar el mejoramiento continuo de la salud y seguridad ocupacional; ? Verificación del rendimiento del sistema de salud y seguridad ocupacional ? Revisión, evaluación y mejoramiento del sistema.

 Conclusiones

Definitivamente como lo comenta.buenastareas.com/ensayos/Oshas-18000/987699.htm,  los OHSAS  son diseñados con la finalidad de prevenir, controlar y minimizar los riesgos en el lugar de trabajo. Las diferentes organizaciones, dependiendo de la actividad que realicen, identifican los posibles riesgos inherentes a su operación y formulan objetivos y políticas específicas para enfrentarlos. Si bien cada organización puede implementar su propio plan de OHSAS , estas  buscan establecer un marco referencial para el desarrollo y puesta en marcha de dicho plan, de modo que manejen el riesgo en sus operaciones y mejoren su desempeño2. ¿Qué son las normas OSHAS 18000 y cual es su utilidad? Las OHSAS 18000 son una serie de normas internacionales que buscan establecer estándares de salud y seguridad en el lugar de trabajo

 *Anotaciones de gestión de procesos, programa especialidad Gerencia de la calidad y productividad. Aula virtual. Area de Postgrado de Faces, Universidad de Carabobo

Carlos Mora Vanegas

Algún día en cualquier parte, en cualquier lugar indefectiblemente te encontrarás a ti mismo, y ésa, solo ésa, puede ser la más feliz o las más amargas de tus horas. Pablo Neruda

Resumen

Toda  buena gerencia debe estar siempre atenta de lo que representa el contar con una buena gestión de procesos que garantice, operatividad, logros a la empresa que representa.

Para ello, las funciones de las unidades administrativas que comprenden la arquitectura de la empresa, deben estar bien definidas, contar con buenos procesos de gestión, sistemas administrativos, subprocesos bien integrados, planificados, con sus buenos sistemas de control, indicadores, que objetivamente muestren resultados, derivados de los procesos que se han implementado.

 En este escrito presentamos algunas notas que deben ser tomadas en cuenta en la implementación y planeación.

Algunas características, notas, sugerencias.

Por supuesto, cada empresa ha dado paso a su cultura organizacional, a poner en marcha procesos de acuerdo a su giro, objetivos que le garanticen operatividad, productividad, eficiencia, de ahí que sean muy distintos los procesos de acuerdo a los objetivos de la empresa, su tecnología, recurso humano requerido y su capacidad financiera para que esto sean factibles de desarrollarse, aportando el capital requerido para su logro.

 No obstante, a la hora de implementar procesos de gestión en las áreas que se pretende optimizar resultados, involucrando adecuadamente, después de ser evaluados los actores, componentes que lo integran  y planificado las actividades a realizarse, cubrirse, es necesario,  determinar su funcionalidad, todos aquellos factores requeridos que permitan que los procesos a usarse sean los adecuados y favorezcan la productividad ,eficiencia de estos en pro de los objetivos por lo que fueron creados y que favorezcan a la empresa en el alcance de sus metas , como por ejemplo, en la gestión de servicio al cliente, satisfacción de sus necesidades, fabricación de productos competitivos y rentables.

Se nos recuerda sobre este tópico por ejemplo, la importancia   que una vez se haya  comprendido totalmente las necesidades clave del cliente, la información del diseño del plan, los requisitos que se requieren para satisfacer al cliente,  el producto demandado, los procesos de producción necesarios  requeridos para fabricarlos, tecnología, recurso humano y financiero, se diseña un plan de implementación para asegurar el cumplimiento de los plazos para las etapas de implementación claves.

Desde luego, es necesario  desglosar actividades que se deben realizar, lo que cada una representa en costo, tiempo, habilidades, conocimientos y la responsabilidad  de las personas  las personas involucradas a fin de compenetrarse  en su alcance, lo que ellas generan, exigen y determinar  en donde pueden estar sus debilidades, obstáculos, a fin de hacer las correcciones necesarias y evitar resultados negativos que entorpezcan la eficiencia de los procesos que se pondrán en marcha.

 Se debe tener muy en cuenta además  en la implementación, tal como lo indica jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm . ,algunas características propias de los procesos,  como son:

• La descripción de  las entradas y las salidas
• El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales. 
•  Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "que", no al "como".
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
• El  nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo

Conclusiones

Definitivamente,  es necesario, establecer  los modelos de procedimientos con los que trabajarán sus empleados en distintos planos, optimizar  sus procesos a lo largo de la cadena de valor y beneficiarse  del desarrollo continuado y mejora continua de los  procesos  de la empresa.

Implementar la Gestión de Procesos implica un cambio en la organización y proporciona los conceptos organizativos para orientar los procesos de cambio activamente,  se debe estar muy atento lo que implicará la gestión del proceso, su alcance , lo que involucra y sobre todo un algo muy descuidado, como es su funcionalidad y sistemas de control.

* Apuntes de Gestión de procesos: Aula virtual, Programa de postgrado Gestión de la calidad y productividad de Faces, Universidad de Carabobo.

 Carlos Mora Vanegas

"La promesa de cualquier nuevo negocio o cualquier nueva industria es la de volver a comprar todo penique gastado".Drucker

 Tal como se  sabe y se ha comentado, los flujogramas, no son mas que un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. Quien los utiliza debe estar plenamente identificado con las características, tipos, simbologías, diseño  más tradicionales.

 En la formación y capacitación del ingeniero industrial se proporcionan ampliamente estas herramientas y pasan a convertirse en relevantes a la hora de  definir los procesos que se quieren utilizar .

 Es muy importante tener claro, como se indica, que el objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.
Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:
Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.
Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados.

¿Que comprende entonces el diseño y la elaboración de flujogramas ?

Se nos indica que de acuerdo a Guillermo Gómez Cejas (1997) , la conversión para trazar los diagramas involucra :

• a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
• b.
• 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
• 2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
• 3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
• 4. Número de personas o puestos involucrados.
• 5. Número de pasos.
• c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
• d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
• e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
• f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
• g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
• h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
• i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
• j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
• k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
• l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
• m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
• n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
• o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Según Francisco Gómez Rondón,.(1995):

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:

• a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
• b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
• c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados.
• d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
• e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
• f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número.
• g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
• h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
• i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.

A todo ello se agrega alunas recomendaciones  para el uso y aplicación de los flujogramas

• 1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas
• 2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
• 3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
• 4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
• 5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
• 6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

• monografía.com
•  Apuntes de gestión de procesos, aula virtual. Programa postgrado,  Gerencia de la Calidad y productividad , UC. (2009)

Carlos Mora V.

Lo más importante de la comunicación es escuchar lo que no se dice. Drucker

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresas y  persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Se nos indica, que en la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Los flujogramas que representan todas las actividades involucradas en el proceso como se sabe requiere de símbolos
 Nos aporta  Leonardo Becerra, que la selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas  y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los símbolos más usados son:
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenamiento

Wikipedia al respecto señala como símbolos

• Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
• Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
• Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
• Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
• Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
• Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Concretamente rincondelvago.com nos indica sobre la simbología, que consideremos una vez más, que un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o de una parte del mismo. Los diagramas de flujo ayudan en la comprensión de la operación de las estructuras de control (Si, Mientras).

La ventaja de utilizar un algoritmo es que se lo puede construir independiente mente de un lenguaje de programación, pues al momento de llevarlo a código se lo puede hacer en cualquier lenguaje.

Dichos diagramas se construyen utilizando ciertos símbolos de uso especial como son rectángulos, diamantes, óvalos, y pequeños círculos, estos símbolos están conectados entre sí por flechas, conocidas como líneas de flujo. A continuación se detallarán estos símbolos.

Se nos advierte además,  tener presente las reglas de los diagramas de flujo a saber:

• Debe de indicar claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
• Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin.
• Organizar los símbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
• No usar lenguaje de programación dentro de los símbolos.
• Centrar el diagrama en la página.
• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

Conclusión:

En definitiva, como alguien comentaba,  cuando se desarrollan los diagramas de flujoson una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten  detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias. 

También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más  amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto.

 Para su desarrollo y descripción de sus actividades uno se puede valer de símbolos que lo detallan, símbolos universales muy conocidos.