Carlos Mora Vanegas

"La promesa de cualquier nuevo negocio o cualquier nueva industria es la de volver a comprar todo penique gastado".Drucker

 Tal como se  sabe y se ha comentado, los flujogramas, no son mas que un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. Quien los utiliza debe estar plenamente identificado con las características, tipos, simbologías, diseño  más tradicionales.

 En la formación y capacitación del ingeniero industrial se proporcionan ampliamente estas herramientas y pasan a convertirse en relevantes a la hora de  definir los procesos que se quieren utilizar .

 Es muy importante tener claro, como se indica, que el objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.
Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:
Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.
Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados.

¿Que comprende entonces el diseño y la elaboración de flujogramas ?

Se nos indica que de acuerdo a Guillermo Gómez Cejas (1997) , la conversión para trazar los diagramas involucra :

  • a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
  • b.
  • 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
  • 2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
  • 3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
  • 4. Número de personas o puestos involucrados.
  • 5. Número de pasos.
  • c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
  • d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
  • e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
  • f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
  • g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
  • h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
  • i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
  • j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
  • k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
  • l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
  • m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
  • n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
  • o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Según Francisco Gómez Rondón,.(1995):

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:

  • a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
  • b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
  • c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados.
  • d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
  • e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
  • f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número.
  • g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
  • h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
  • i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.

A todo ello se agrega alunas recomendaciones  para el uso y aplicación de los flujogramas

  • 1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas
  • 2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
  • 3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
  • 4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
  • 5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
  • 6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
  • monografía.com
  •  Apuntes de gestión de procesos, aula virtual. Programa postgrado,  Gerencia de la Calidad y productividad , UC. (2009)