Carlos Mora V

Gestión es hacer las cosas bien, liderazgo es hacer las cosas Peter Drucker

Generalidades, conceptos, características, tipos y   símbolos

 Toda gestión de procesos se puede apoyar en los flujogramas, dado a que estos son una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.

Muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor)

Leonardo Becerra (monografías.com) nos aporta sobre el flujograma o diagrama de flujo,  que , consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Según Gómez Cejas, Guillermo. (1.997); El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Para  Chiavenato Idalberto. (1993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.
 Gómez Rondón Francisco.(1995) comenta ; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Características

De acuerdo a Gómez Cejas,  Chiavenato y Gómez Rondon, son:

 Para Guillerm oGómez Cejas, o. ( 1.997):

  • Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
  • Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
  • De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Según Idalberto Chiavenato,.  (1.993):

  • Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
  • Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
  • Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

 Francisco Gómez Rondón,. Año 1.995:

  • De uso, permite facilitar su empleo.
  • De destino, permite la correcta identificación de actividades.
  • De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
  • De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
  • De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
  • De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Tipos de Flujograma

Para Chiavenato (1993), existen  os siguientes  tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo

  • Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
  • El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
  • Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas

Por su parte  nos  recuerda infomipyme.com, que  el flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.

Desde luego, el flujograma esta representado con símbolos, que encierran las actividades a realizar , las etapas del proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulación de los datos y los documentos.

 Nos aporta la fuente señalada, que los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso:

Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo:

Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda:

Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real:

Conclusión

En definitiva, considérese como lo comenta Wikipedia, que  un flujograma o  diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.

 *Notas de Gestión de Procesos, Aula Virtual. Programas especialidad de Gerencia de la Calidad y Propductividad, Area de postgrado, Faces, UC.