Carlos Mora Vanegas

Algún día en cualquier parte, en cualquier lugar indefectiblemente te encontrarás a ti mismo, y ésa, solo ésa, puede ser la más feliz o las más amargas de tus horas. Pablo Neruda

Resumen

Toda  buena gerencia debe estar siempre atenta de lo que representa el contar con una buena gestión de procesos que garantice, operatividad, logros a la empresa que representa.

Para ello, las funciones de las unidades administrativas que comprenden la arquitectura de la empresa, deben estar bien definidas, contar con buenos procesos de gestión, sistemas administrativos, subprocesos bien integrados, planificados, con sus buenos sistemas de control, indicadores, que objetivamente muestren resultados, derivados de los procesos que se han implementado.

 En este escrito presentamos algunas notas que deben ser tomadas en cuenta en la implementación y planeación.

Algunas características, notas, sugerencias.

Por supuesto, cada empresa ha dado paso a su cultura organizacional, a poner en marcha procesos de acuerdo a su giro, objetivos que le garanticen operatividad, productividad, eficiencia, de ahí que sean muy distintos los procesos de acuerdo a los objetivos de la empresa, su tecnología, recurso humano requerido y su capacidad financiera para que esto sean factibles de desarrollarse, aportando el capital requerido para su logro.

 No obstante, a la hora de implementar procesos de gestión en las áreas que se pretende optimizar resultados, involucrando adecuadamente, después de ser evaluados los actores, componentes que lo integran  y planificado las actividades a realizarse, cubrirse, es necesario,  determinar su funcionalidad, todos aquellos factores requeridos que permitan que los procesos a usarse sean los adecuados y favorezcan la productividad ,eficiencia de estos en pro de los objetivos por lo que fueron creados y que favorezcan a la empresa en el alcance de sus metas , como por ejemplo, en la gestión de servicio al cliente, satisfacción de sus necesidades, fabricación de productos competitivos y rentables.

Se nos recuerda sobre este tópico por ejemplo, la importancia   que una vez se haya  comprendido totalmente las necesidades clave del cliente, la información del diseño del plan, los requisitos que se requieren para satisfacer al cliente,  el producto demandado, los procesos de producción necesarios  requeridos para fabricarlos, tecnología, recurso humano y financiero, se diseña un plan de implementación para asegurar el cumplimiento de los plazos para las etapas de implementación claves.

Desde luego, es necesario  desglosar actividades que se deben realizar, lo que cada una representa en costo, tiempo, habilidades, conocimientos y la responsabilidad  de las personas  las personas involucradas a fin de compenetrarse  en su alcance, lo que ellas generan, exigen y determinar  en donde pueden estar sus debilidades, obstáculos, a fin de hacer las correcciones necesarias y evitar resultados negativos que entorpezcan la eficiencia de los procesos que se pondrán en marcha.

 Se debe tener muy en cuenta además  en la implementación, tal como lo indica jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm . ,algunas características propias de los procesos,  como son:

  • La descripción de  las entradas y las salidas
  • El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales. 
  •  Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
  • Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "que", no al "como".
  • El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
  • El  nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo

Conclusiones

Definitivamente,  es necesario, establecer  los modelos de procedimientos con los que trabajarán sus empleados en distintos planos, optimizar  sus procesos a lo largo de la cadena de valor y beneficiarse  del desarrollo continuado y mejora continua de los  procesos  de la empresa.

Implementar la Gestión de Procesos implica un cambio en la organización y proporciona los conceptos organizativos para orientar los procesos de cambio activamente,  se debe estar muy atento lo que implicará la gestión del proceso, su alcance , lo que involucra y sobre todo un algo muy descuidado, como es su funcionalidad y sistemas de control.

* Apuntes de Gestión de procesos: Aula virtual, Programa de postgrado Gestión de la calidad y productividad de Faces, Universidad de Carabobo.