Carlos Mora Vanegas

Aumentando la calidad, aumenta la productividad, este hecho es bien conocido,...pero solo por pocos privilegiados. Deming

Resumen

Toda empresa que se ha identificado plenamente con lo que representa el alcance, ventajas de contar con buenos procesos en todas sus actividades, no puede descuidar la relevancia de la medición  y las mejoras de procesos , por que con ello está garantizado resultado que le serán favorables en pro del logro de sus objetivos.

De aquí lo relevante de estar pendiente de las mejora continua  que le garantice que sus actividades le beneficiarán en pro del logro de los objetivos establecidos.

Palabras claves

Mejora continua, procesos, mediciones, indicadores, objetivos

Notas básicas para tomarse en cuenta

A fin de  garantizar una buena medición y las mejoras que deben llevarse a cabo en pro de contar con procesos eficaces, se sugiere tener presente las siguientes notas, que se han obtenido de diferentes aportaciones, que nos han legado en sus escritos e investigaciones  quienes se han interesado en este tema.   Por tanto, se transcriben algunas, con sus respectivas fuentes que consideramos  ayudarán al lector, profesional interesado en estos tópicos  a considerar los beneficios que se obtienen al estar atento en la mejora de los procesos..

  • La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.
  • Para mejorar los procesos, debemos de considerar: 1. - Análisis de los flujos de trabajo.2. - Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
    3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
    4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
  • La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del cliente interno bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.
  • Para que un proceso mejore, se requiere que sucedan tres cosas simultáneamente: Querer mejorar.
  • Poder mejorar (incluye el Saber como y el Tener con qué). Actuar en consecuencia.
  • El "Querer" mejorar esta directamente relacionado con la actitud de los trabajadores que intervienen en el diseño, lo que es resultante de: la motivación y la personalidad de cada individuo.
  • El "Poder" mejorar depende a su vez de dos condiciones el "Saber" cómo mejorar y el "Tener" los medios necesarios y suficientes para mejorar.
  • El "Saber"se refiere al conocimiento, experiencia y habilidad del trabajador, no solo para ejecutar bien sus tareas, sino también para estar en posibilidades de mejorarlas.
  • El "Tener"se refiere a contar con los medios necesarios: la tecnología y la materia prima. Es necesario que la empresa cuente con la tecnología adecuada, la que ni debe ser necesariamente la de punta - la cual generalmente termina subutilizándose -, ni que su nivel de deterioro y obsolescencia frenen los esfuerzos por mejorar la productividad. Lo mismo sucede con la materia prima, debido a que, si la empresa toma el cuidado necesario para garantizar su abastecimiento en la cantidad y la calidad necesarias a todo lo largo de la cadena productiva, se facilitaran sensiblemente los esfuerzos por mejorar la productividad.
  • El Tener al igual que el Saber y el Querer, tiene sus dimensiones esenciales a través de las cuales se determina la influencia del objeto a diagnosticar en los resultados del sistema
  • El "actuar en consecuencia" se refiere concretamente al papel que desempeña la dirección de la empresa, Son los directivos los que tienen la responsabilidad de que los cuatro primeros factores actúen en consecuencia, es decir, en las cantidades, calidades y con la oportunidad necesarias para lograr que la productividad emerja.
  • Los pasos para la Mejora, estos serían: 1. - Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.
    2. - Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.
    3. - Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.
    4. - Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
    5. - Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.
  • La Mejora Continua, significa mejorar los estándares, estableciendo a su vez, estándares más altos, por lo que una vez establecido este concepto, el trabajo de mantenimiento por la administración o por el responsable del proceso, consiste en procurar que se observen los nuevos estándares.
  • La Mejora Continua duradera, sólo se logra cuando el personal trabaja para estándares más altos, de este modo, el mantenimiento y el mejoramiento son una mancuerna inseparable. Por tal motivo, cuando se efectúan mejoras en los procesos, éstas a la larga, conducirán a mejorar la calidad y la productividad, evitando así, la preocupación por los resultados (Fernando Fernández Mauriño; gestiopolis.com)
  • Frecuentemente no se cuenta con una estructura específica y suficiente para dedicar al análisis y la mejora de los procesos siendo clave la optimización de los recursos al máximo. Para ello es fundamental trabajar de manera sistemática, organizada
  • Hay una serie de pasos a seguir para trabajar de manera productiva. En primer lugar, es necesario realizar un mapeo general de los procesos de la empresa, lo que permite identificar claramente los procesos principales y los de apoyo. Luego, hay que inventariar todos los procesos (significativos, que afectan a la calidad), siguiendo el orden del mapeo realizado. Se definirán entonces los responsables, los equipos, las prioridades para el análisis.
  •  Es clave trabajar con un cronograma estableciendo claramente los tiempos de implementación y la gente que estará involucrada en ello. Todo ello se documenta en una matriz que debe ser seguida por el responsable del proyecto de gestión de los procesos, brindando el apoyo que sea necesario.
  • Otro elemento clave es establecer la metodología a usarse, tanto en relación al trabajo en equipo como a las herramientas de análisis, mejora y documentación de los procesos. Capacitar en estas herramientas al personal involucrado será fundamental (Roberto Auliso,John Miles, Isabel Quintillán.)
  • Existen varios factores que impiden los resultados que de las mejoras se esperan He aquí  algunas de ellas: Un nuevo paradigma para la manufactura industrial del siglo XXI.  Pasividad entre los altos ejecutivos y Gerentes; los que evaden responsabilidades.  Personas que piensan que todo marcha bien y que no hay ningún problema; están satisfechas con el status alcanzado y les falta comprensión de aspectos importantes.  Personas que piensan que su empresa es la mejor. Digamos que son egocéntricas.  Personas que piensan que la mejor manera de hacer algo y la más fácil es aquella que conocen. Personas que confían en su propia y suficiente experiencia. Personas que sólo piensan en sí mismas o en su propia división. Personas imbuidas de seccionalismo. Personas que no tienen oídos para las opiniones de otros.  Personas que anhelan destacarse, pensando siempre en sí mismas. El desánimo, los celos y la envidia. Personas que no ven lo que sucede más allá de su entorno inmediato. Personas que nada saben acerca de otras divisiones, otras empresas, el mundo externo o el mundo en general. Personas que siguen viviendo en el pasado Feudal. Estas incluyen "las persona dedicadas únicamente a asuntos comerciales, los Gerentes y trabajadores de línea sin sentido común, y los sindicalistas doctrinados".  ( Marisol Pérez Campaña)

 Conclusiones

Definitivamente, la gerencia debe estar muy atenta sobre el comportamiento, logros, resultados que se generan con los procesos que se han puesto en marcha, si estos realmente garantizan eficiencia, beneficios y conllevan a que los objetivos establecidos se alcancen , para ello se requiere no descuidar las mejoras continuas que demandan y proceder hacer las correcciones necesarias, reingeniería que se necesite y fortalecerlos